Die Zentralen Dienste umfassen eine Vielzahl von Aufgaben, darunter Rechnungswesen und Controlling, IT-Infrastruktur und Digitalisierung, Personalwesen, Bau- und Gebäudemanagement einschließlich Hauswirtschaft, Klientendienste, Fahrdienst sowie Verpflegung und Catering. Zusammen bilden diese Bereiche gewissermaßen das Rückgrat der Stiftung, um eine bestmögliche Unterstützung und Versorgung für unsere Mitarbeiter:innen und die Menschen mit Behinderung zu gewährleisten. Oberste Prämisse der Zentralen Dienste ist es also, sich als interner wie externer Dienstleister zu verstehen und alle kaufmännischen wie unterstützenden Prozesse möglichst effektiv, verlässlich und professionell zu gestalten.
Das Jahr 2023 war weiterhin geprägt von stark steigenden Kosten, welche deutliche Auswirkungen auf unseren laufenden Haushalt, unser Kosten- und Ertragsmanagement sowie das Gesamtergebnis der Stiftung hatten. Alle Bereiche waren stark gefordert, Ausgabenentwicklungen zu begrenzen, Kosten zu reduzieren und ggf. ihre Leistungen neu zu kalkulieren.
Die Umstellung auf das Bundesteilhabegesetz (BTHG) stellte die Zentralen Dienste ebenso vor große Herausforderungen wie die operativen Bereiche und auch unsere Leistungsträger. Für die zahlreichen neuen bzw. stärker individualisierten Leistungen mussten neue Wohn- und Betreuungsverträge mit sämtlichen Anlagen erstellt werden. Die Leistungen mussten im System angelegt, erfasst und fakturiert werden. Gleichzeitig entstand durch die Umstellung ein wesentlich größerer Aufwand bei der Abstimmung der abzurechnenden Leistungen mit den operativen Bereichen und den vielen externen Leistungsträgern. Die verwaltungsmäßigen Auswirkungen dieser großen Umstellung dauern bis heute an.
Die fortschreitende Digitalisierung aber auch der oben genannte BTHG-Prozess machen eine permanente Weiterentwicklung unserer IT-Infrastruktur aber auch unserer Anwendungen notwendig. So waren die Einführung einer neuen ERP-Lösung im Bereich des Rechnungswesens und des Controllings sowie weitere Schritte zur Digitalisierung zum Beispiel im Personalwesen und Qualitätsmanagement Dauerthemen des Jahres 2023.
Ein zudem bestimmendes Thema war und ist der fortschreitende Personalkräftemangel insbesondere im pädagogisch-pflegerischen Bereich unseres Geschäftsbereichs Wohnen und Leben. Vor dem Hintergrund dieser Herausforderung haben wir im Personalwesen die neue Stelle Personalrecruiting geschaffen sowie unsere internen Prozesse rund um das Thema Personalgewinnung weiterentwickelt.
Die Personalveränderung an der Spitze der Zentralen Dienste haben wir Mitte des Jahres bewusst zum Anlass genommen, unsere Strukturen und Aufgabenprofile in den Zentralen Diensten, aber auch in den Stabsbereichen der Stiftungsleitung zu überprüfen und zum Teil neu aufzustellen. Herausgekommen ist eine stärkere Fokussierung innerhalb der Zentralen Dienste auf die vier Schwerpunktthemen Finanzen, Personal, Klientenmanagement und Infrastruktur. Die neue Struktur ist in beigefügtem Organigramm dargestellt und wird im Jahr 2024 Schritt für Schritt umgesetzt.
„Die Zentralen Dienste umfassen eine Vielzahl von Aufgaben, darunter Rechnungswesen und Controlling, IT-Infrastruktur und Digitalisierung, Personalwesen, Bau- und Gebäudemanagement einschließlich Hauswirtschaft, Klientendienste, Fahrdienst sowie Verpflegung und Catering. Zusammen bilden diese Bereiche gewissermaßen das Rückgrat der Stiftung, um eine bestmögliche Unterstützung und Versorgung für unsere Mitarbeiter:innen und die Menschen mit Behinderung zu gewährleisten.”
– Dirk Weltzin
Die Zahlen aus 2022 sind gerundet.
STABSBEREICHE DER STIFTUNGSLEITUNG
Schwerpunkte des Jahres 2023 waren im Bereich Arbeits- und Gesundheitsschutz die Neustrukturierung der regelmäßigen Arbeitssicherheitsbegehungen sowie der arbeitsmedizinischen Untersuchungen für unsere Mitarbeiter:innen. Daneben haben wir mit dem Betriebsrat im Sommer 2023 eine neue Betriebsvereinbarung Gefährdungsbeurteilungen abgeschlossen und arbeiten seit Herbst 2023 im neuen gemeinsamen Ausschuss an der Umsetzung und Durchführung zum Beispiel der Gefährdungsbeurteilung zu möglichen psychischen Belastungsfaktoren.
Der Bereich Projekt- und Qualitätsmanagement hat sich weiter mit den Grundlagen für eine Neustrukturierung unseres QM-Systems beschäftigt. Ein wichtiges Projekt hier ist die Einführung eines neuen zentralen Dokumentenmanagementsystems (DMS), welche für das Jahr 2024 geplant ist.
Im Bereich Klimaschutz und Nachhaltigkeit hat es uns sehr gefreut, dass unser Antrag auf Förderung einer solchen Stelle zu rund 70 % aus Bundesmitteln erfolgreich war und wir diese wichtige Funktion zum 01.11.2023 besetzen konnten.
Die KBZO Service & Dienste gGmbH wurde 2004 als hundertprozentige Tochter der Stiftung KBZO gegründet. Als Inklusionsunternehmen bietet sie ein großes Spektrum technischer, kaufmännischer, gewerblicher und hauswirtschaftlicher Dienstleistungen an. Sie ist damit auf Unternehmen ausgerichtet, die personal- und zeitintensive Serviceleistungen von externen Anbietern beziehen müssen und auf deren Zuverlässigkeit angewiesen sind.
Als Inklusionsunternehmen gelten nach §§ 215 ff. SGB IX solche Unternehmen, bei denen 30 bis 50 % Mitarbeitende mit Behinderung beschäftigt sind. Sie sind reguläre Mitarbeitende, die allein durch die Qualität ihrer Dienstleistungen und Produkte überzeugen müssen. Die vom Kommunalverband für Jugend und Soziales (KVJS) Baden-Württemberg geförderten Arbeitsplätze für Menschen mit Behinderung sind voll sozialversicherungspflichtig und ermöglichen den Mitarbeitenden so den Zugang zum allgemeinen Arbeitsmarkt.
Endlich! Die KBZO Service & Dienste gGmbH (S&D) bekam im Januar 2023 ein neues Domizil. Das wurde allerhöchste Zeit. Denn das Inklusionsunternehmen der Stiftung KBZO war in einem alten, nicht mehr zeitgemäßen Gebäude untergebracht.
Das bisherige Mietgebäude war schon seit Jahren zu klein, sodass Zusatzräume meist temporär angemietet werden mussten. Dadurch gab es einen erhöhten Abstimmungsbedarf und viele Zwischenfahrten, was zu ineffektiven Arbeitsabläufen führte. Mit dieser neuen Halle haben wir jetzt alles unter einem Dach.
Das Jahr 2023 war geprägt von der Insolvenz eines sehr großen Auftraggebers, was zu einem deutlichen Auftrags- und auch Ergebniseinbruch führte. Hinzu kam eine insgesamt schwierige konjunkturelle Marktlage, die dazu geführt hat, dass wir das Jahr 2023 mit einem erheblichen Verlust abgeschlossen haben.
Im neuen Jahr ist es uns wichtig, gemeinsam weiter an einem Konzept zu arbeiten, das jeden Einzelnen in seiner Individualität und seinen Stärken fördert. Weiterhin möchten wir unsere Auftragslage stabilisieren und unser Angebot an Dienstleistungen ausbauen. So planen wir z. B. den Ausbau des Bereichs Fahrradmontage und -Service sowie den Aufbau einer Gruppe „Garten- und Landschaftspflegearbeiten“.
Dank des großen Engagements aller Mitarbeiter:innen und des Zusammenhalts im Team sind wir zuversichtlich, die vor uns liegenden Herausforderungen zu meistern und weiterhin langfristig stabile sowie zukunftsträchtige Arbeitsplätze für Menschen mit und ohne Behinderung schaffen zu können.
„Im neuen Jahr ist es uns wichtig, gemeinsam weiter an einem Konzept zu arbeiten, das jeden Einzelnen in seiner Individualität und seinen Stärken fördert.”
